Chi phí hợp lý thuế TNDN 2025: Danh mục và hướng dẫn mới nhất

Chi phí hợp lý thuế TNDN là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Để quyết toán thuế TNDN năm 2025 hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ danh mục chi phí được trừ và các điều kiện áp dụng. Hãy cùng A.N.G khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây!

I. Chi phí hợp lý thuế TNDN: Khái niệm và vai trò quan trọng

1. Chi phí hợp lý thuế TNDN là gì?

Chi phí hợp lý thuế TNDN là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh, đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn hiện hành. Những khoản này được khấu trừ khỏi doanh thu để tính thu nhập chịu thuế, từ đó giảm số thuế TNDN phải nộp.

Hiểu rõ chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp:

Tối ưu hóa chi phí thuế, tăng hiệu quả tài chính.
Tránh rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra thuế.
Đảm bảo sổ sách minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật.

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chi phí được trừ phải liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, có hóa đơn chứng từ hợp lệ, và thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT)

2. Tại sao cần cập nhật quy định chi phí hợp lý năm 2025?

Năm 2025 dự kiến sẽ có nhiều thay đổi trong chính sách thuế, phù hợp với bối cảnh kinh tế và định hướng của Bộ Tài chính. Việc cập nhật danh mục chi phí được trừ là cần thiết để:

Tránh sai sót trong kê khai, giảm nguy cơ bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
Tận dụng các ưu đãi thuế cho các khoản chi đặc thù như nghiên cứu phát triển (R&D) hoặc chuyển đổi số.
Đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định mới nhất.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp công nghệ bị loại chi phí quảng cáo do không nắm rõ mức khống chế, dẫn đến truy thu thuế và phạt chậm nộp lên đến 100 triệu đồng.

3. Lợi ích của việc nắm rõ chi phí hợp lý thuế TNDN

Việc hiểu và áp dụng đúng danh mục chi phí hợp lý mang lại nhiều lợi ích:

Giảm gánh nặng thuế: Tối ưu số thuế TNDN phải nộp, cải thiện dòng tiền.
Tăng tính tuân thủ: Đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế, giảm rủi ro pháp lý.
Quản lý tài chính hiệu quả: Giúp doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, kiểm soát chi phí chính xác, tránh lãng phí.

Tìm hiểu thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói A.N.G – Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế!

II. Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

1. Ba điều kiện cơ bản để chi phí được chấp nhận

Theo quy định, một khoản chi phí được xem là hợp lý khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện:

Liên quan đến hoạt động kinh doanh: Chi phí phải phục vụ trực tiếp cho việc sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp.
Có chứng từ hợp lệ: Hóa đơn, hợp đồng, và các tài liệu liên quan phải tuân thủ quy định pháp luật kế toán và thuế.
Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Các trường hợp ngoại lệ không yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:
1. Hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần dưới 5 triệu đồng.
2. Hàng hóa, dịch vụ là quà biếu, quà tặng, hoặc hàng mẫu không phải trả tiền.
3. Thanh toán bù trừ công nợ, thanh toán qua bên thứ ba, hoặc thanh toán bằng cổ phiếu/trái phiếu nếu được quy định rõ trong hợp đồng (theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
4. Thanh toán trả chậm, trả góp chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, nhưng khi đến hạn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, nếu không sẽ bị điều chỉnh giảm thuế khấu trừ.

Ví dụ: Chi phí thuê mặt bằng 30 triệu đồng (bao gồm VAT) nếu thanh toán bằng tiền mặt sẽ không được khấu trừ thuế GTGT do không đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt. Để được khấu trừ, doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng hoặc các phương thức không dùng tiền mặt khác theo quy định

2. Hồ sơ cần thiết để chứng minh chi phí hợp lý

Để đảm bảo chi phí được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn điện tử.
Hợp đồng mua bán, dịch vụ hoặc thỏa thuận kinh tế.
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi, sao kê).
Biên bản bàn giao, nghiệm thu, phiếu nhập/xuất kho.
Bảng lương, bảng chấm công, quy chế lương thưởng (đối với chi phí nhân sự).

Lưu ý:

Các chứng từ phải thống nhất về thông tin (số tiền, ngày tháng, nội dung).
Hồ sơ cần được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán.

3. Nguyên tắc hạch toán chi phí hợp lý

Doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau khi ghi nhận chi phí:

Hạch toán đúng tài khoản kế toán (ví dụ: 641, 642, 627).
Phân bổ chi phí đúng kỳ phát sinh, tránh dồn chi phí sai lệch.
Đảm bảo chi phí được ghi nhận phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Sai sót phổ biến:

Ghi nhận chi phí vào kỳ sai.
Thiếu tài liệu hỗ trợ như biên bản nghiệm thu hoặc hợp đồng.
Không phân bổ chi phí hợp lý cho các khoản chi nhiều kỳ.

Đề xuất: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp từ A.N.G để đảm bảo hạch toán chính xác.

Liên hệ ngay: Dịch vụ kế toán A.N.G để được hỗ trợ!

III. Danh mục chi phí hợp lý thuế TNDN phổ biến năm 2025

1. Chi phí nhân sự và tiền lương

Chi phí lương, thưởng, và phụ cấp là khoản chi lớn trong hoạt động doanh nghiệp. Để được trừ, cần:

Hợp đồng lao động theo đúng Bộ luật Lao động.
Bảng lương, bảng chấm công, và quy chế thưởng nội bộ.
Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN cho các khoản bắt buộc.
Thanh toán qua ngân hàng cho các khoản từ 20 triệu đồng trở lên.

Các khoản được trừ:

Lương cơ bản, phụ cấp, tiền làm thêm giờ.
Thưởng nhân viên (theo quy chế hợp lệ).
Trợ cấp thôi việc, hỗ trợ thai sản.

2. Chi phí khấu hao tài sản cố định

Khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí hợp lý nếu:

Tài sản được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán.
Có hóa đơn mua sắm, biên bản bàn giao, và hồ sơ sở hữu.
Áp dụng phương pháp khấu hao đã đăng ký với cơ quan thuế.

Lưu ý:

Không khấu hao tài sản không phục vụ kinh doanh.
Tài sản đã khấu hao hết giá trị không được ghi nhận tiếp.

3. Chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

Các khoản này phục vụ trực tiếp sản xuất, kinh doanh và được trừ nếu:

Có hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, phiếu nhập/xuất kho.
Định mức tiêu hao hợp lý, phù hợp với thực tế sản xuất.
Theo dõi phân bổ công cụ dụng cụ cho các kỳ.

Sai sót thường gặp:

Thiếu định mức tiêu hao, dẫn đến bị loại chi phí.
Không có biên bản bàn giao công cụ, dụng cụ.

4. Chi phí dịch vụ mua ngoài và quản lý doanh nghiệp

Các chi phí như thuê văn phòng, tư vấn, quảng cáo được tính là hợp lý nếu:

Có hợp đồng, biên bản nghiệm thu, và hóa đơn hợp lệ.
Chi phí quảng cáo, khuyến mãi không vượt 15% tổng chi phí được trừ (nếu áp dụng khống chế).
Chi phí hội nghị, tiếp khách có danh sách tham dự và chương trình chi tiết.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp bị loại chi phí thuê văn phòng do thiếu chữ ký xác nhận trong hợp đồng thuê.

5. Chi phí lãi vay và tài chính

Chi phí lãi vay được chấp nhận khi:

Không vượt 30% EBITDA (theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP cho giao dịch liên kết).
Có hợp đồng vay và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Kế hoạch sử dụng vốn rõ ràng.

Các chi phí tài chính khác:

Phí chuyển tiền, bảo lãnh ngân hàng.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ.

6. Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D)

Chi phí R&D được ưu đãi thuế nếu:

Có hồ sơ đề tài nghiên cứu, hợp đồng R&D.
Hạch toán riêng cho từng dự án.
Thực hiện bởi đơn vị có chức năng nghiên cứu.

Các khoản được trừ:

Lương nhân sự nghiên cứu.
Nguyên liệu thử nghiệm.
Thiết bị phục vụ R&D (không ghi nhận là tài sản cố định).

7. Chi phí đặc thù theo ngành

Một số ngành có chi phí đặc thù, ví dụ:

Chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên.
Hỗ trợ đào tạo, học phí cho người lao động.
Chi phí bảo hộ lao động, phòng chống dịch bệnh.

Yêu cầu: Phải có quy chế nội bộ và chứng minh liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Liên hệ ngay: A.N.G để được tư vấn chi phí đặc thù phù hợp ngành nghề!

IV. Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Chi phí thiếu chứng từ hợp lệ:
- Hóa đơn sai thông tin, không hợp lệ.
- Thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hoặc bảng kê.
Chi phí vượt định mức:
- Chi phí quảng cáo, khuyến mãi vượt 15% tổng chi phí được trừ.
- Khấu hao tài sản không phục vụ kinh doanh.
Chi phí không liên quan đến kinh doanh:
- Tài trợ, từ thiện không có hợp đồng hoặc xác nhận.
- Chi phí biếu tặng, tiếp khách không phục vụ kinh doanh.
Chi phí phạt vi phạm:
- Phạt hành chính (thuế, giao thông, môi trường).
- Phạt hợp đồng hoặc bồi thường thiệt hại.
Chi phí khác theo quy định 2025:
- Lãi vay từ tổ chức không được cấp phép.
- Chi phí từ 20 triệu đồng trở lên không thanh toán qua ngân hàng.

Khuyến nghị:

Theo dõi cập nhật từ Tổng cục Thuế hoặc A.N.G.
Sử dụng dịch vụ tư vấn để rà soát chi phí định kỳ.

V. Hướng dẫn kê khai và quản lý chi phí hợp lý thuế TNDN 2025

1. Quy trình kiểm tra chi phí hợp lý

Bước 1: Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ trong kỳ.
Bước 2: Phân loại chi phí theo nhóm (nhân sự, dịch vụ, lãi vay…).
Bước 3: Đối chiếu với điều kiện được trừ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và quy định 2025.

2. Kê khai trên tờ khai thuế TNDN

Sử dụng mẫu 03/TNDN (Thông tư 80/2021/TT-BTC hoặc văn bản mới 2025).
Ghi chi tiết chi phí tại các chỉ tiêu B2, B3, B4.
Lập phụ lục điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế cho các khoản chi không hợp lệ.

3. Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế

Lưu trữ đầy đủ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, bảng lương.
Đảm bảo hồ sơ rõ ràng, logic, lưu trữ ít nhất 10 năm.
Sử dụng dịch vụ rà soát từ A.N.G để tránh sai sót.

Liên hệ ngay: Hotline 0904.586.461 để được hỗ trợ kê khai thuế TNDN!

VI. Câu hỏi thường gặp về chi phí hợp lý thuế TNDN 2025

1. Chi phí nào được xem là hợp lý khi quyết toán thuế TNDN?

Lương, thưởng, phụ cấp (đóng BHXH, BHYT, BHTN).
Khấu hao tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Dịch vụ mua ngoài, lãi vay, chi phí R&D, và chi phí đặc thù ngành.

2. Điều kiện để chi phí được trừ là gì?

Liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Thanh toán qua ngân hàng (≥ 20 triệu đồng).

3. Chi phí tiếp khách có được trừ không?

Có, nếu có hóa đơn, bảng kê, và không vượt mức khống chế (nếu có).

4. Doanh nghiệp lỗ có được chuyển lỗ sang kỳ sau không?

Có, lỗ được chuyển tối đa 5 năm kể từ năm sau năm phát sinh lỗ.

5. Làm thế nào để tránh truy thu thuế?

Rà soát hồ sơ định kỳ.
Thuê dịch vụ kiểm toán từ A.N.G để đảm bảo tuân thủ.

Liên hệ ngay: Dịch vụ kế toán trọn gói A.N.G để được tư vấn chi tiết!

Liên hệ A.N.G – Đồng hành cùng doanh nghiệp

A.N.G cam kết cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn thuế chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý thuế TNDN và tuân thủ quy định pháp luật. Liên hệ ngay để nhận báo giá tốt nhất:

Hotline: 0904.586.461
Email: thueang0819@gmail.com