Tại A.N.G, chúng tôi cam kết mang đến những hướng dẫn thực tế và dễ hiểu nhất về các quy định kế toán, thuế để hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam. Nghị định 70/2025/NĐ-CP (ban hành ngày 20/03/2025 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) là văn bản quan trọng, sửa đổi và bổ sung một số nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử. Nghị định này làm rõ hơn quy trình xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót, giúp doanh nghiệp tránh phạt và tối ưu hóa công việc kê khai thuế.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích từng bước một cách chi tiết, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, ví dụ minh họa cụ thể, bảng so sánh và lưu ý thực tế để bạn dễ dàng áp dụng. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, kế toán viên hoặc nhân viên thuế mới, bài viết sẽ giúp bạn nắm vững từ khái niệm cơ bản đến cách thực hiện. Chúng ta sẽ tập trung vào hóa đơn thay thế – một công cụ phổ biến để sửa lỗi hóa đơn điện tử.
1. Tổng Quan Về Nghị Định 70/2025/NĐ-CP Và Vai Trò Của Hóa Đơn Thay Thế Nghị định 70/2025/NĐ-CP là gì và tại sao quan trọng?
Nghị định này cập nhật quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt tại Khoản 13 Điều 1, nhấn mạnh cách xử lý hóa đơn lập sai. Trước đây (trước ngày 01/06/2025), việc xử lý chủ yếu dựa vào các công văn hướng dẫn lẻ tẻ từ cơ quan thuế. Từ ngày 01/06/2025, quy trình trở nên rõ ràng hơn, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị phạt (theo Luật Quản lý thuế 2019, phạt có thể lên đến 20-50 triệu đồng tùy mức độ sai sót).
Khi nào cần sử dụng hóa đơn thay thế?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai sót nghiêm trọng, chẳng hạn:
- Sai mã số thuế của bên mua/bán.
- Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT.
- Sai thông tin hàng hóa (quy cách, chất lượng).
Người bán có hai lựa chọn:
- Hóa đơn điều chỉnh: Sử dụng để sửa lỗi cụ thể, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn thay thế: Lập hóa đơn mới hoàn toàn thay thế hóa đơn cũ, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Lưu ý then chốt từ Nghị định mới:
- Từ ngày 01/06/2025, không được dùng hóa đơn thay thế để xử lý hàng bán bị trả lại. Phải dùng hóa đơn điều chỉnh để giảm giá trị hàng hóa và thuế. Ví dụ: Nếu khách trả lại hàng trị giá 10 triệu đồng, lập hóa đơn điều chỉnh giảm 10 triệu, không lập thay thế toàn bộ.
- Cả bên bán và bên mua đều phải kê khai bổ sung hóa đơn thay thế vào kỳ phát sinh của hóa đơn bị thay thế (không phải kỳ lập hóa đơn thay thế). Điều này đảm bảo tính chính xác của báo cáo thuế GTGT.
Nếu bạn chưa quen với hóa đơn điện tử, hãy nhớ rằng tất cả hóa đơn phải được lập qua phần mềm hóa đơn điện tử và báo cáo lên hệ thống của Tổng cục Thuế (qua cổng https://hoadondientu.gdt.gov.vn/). Sau khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn cũ sẽ tự động bị vô hiệu hóa trên hệ thống.
2. Các Khái Niệm Cơ Bản – Giải Thích Dễ Hiểu Với Ví Dụ
Để tránh nhầm lẫn, chúng ta cần nắm rõ các thuật ngữ. Tôi sẽ giải thích từng khái niệm một cách đơn giản, như đang nói chuyện với bạn bè, kèm ví dụ thực tế.
- Hóa đơn thay thế: Đây là “bản sao mới” của hóa đơn cũ, thay thế hoàn toàn để sửa lỗi. Sau khi lập, hóa đơn cũ mất giá trị pháp lý.
Ví dụ: Bạn bán hàng trị giá 50 triệu đồng nhưng lập hóa đơn sai thành 60 triệu. Lập hóa đơn thay thế để sửa thành 50 triệu đúng. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ thông tin hóa đơn cũ để dễ tra cứu. - Hóa đơn bị thay thế: Hóa đơn gốc có lỗi, không còn hiệu lực sau khi thay thế.
Ví dụ minh họa chi tiết:- Ngày 30/06/2025: Công ty X bán hàng, lập hóa đơn số 00001000 trị giá 100 triệu đồng (nhưng sai thuế suất).
- Ngày 10/07/2025: Phát hiện lỗi, hai bên thỏa thuận (lập biên bản), công ty X lập hóa đơn thay thế số 00001095 với thông tin đúng.
- Kết quả: Trên phần mềm hóa đơn và hệ thống Tổng cục Thuế, hóa đơn 00001000 bị đánh dấu “bị thay thế” và mất giá trị. Bạn chỉ dùng 00001095 để kê khai thuế.
- Cùng kỳ và khác kỳ: Dựa trên kỳ kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp bạn (theo tháng nếu doanh thu > 50 tỷ/năm, theo quý nếu ≤ 50 tỷ – theo Thông tư 151/2014/TT-BTC). Kỳ là khoảng thời gian bạn nộp tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT).
- Cùng kỳ: Ngày lập hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế nằm trong cùng tháng/quý.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp kê khai theo quý. Hóa đơn bị thay thế lập ngày 20/07/2025 (quý 3), thay thế lập ngày 15/08/2025 (vẫn quý 3) → Cùng kỳ. - Khác kỳ: Ngày lập hóa đơn thay thế ở kỳ sau.
Ví dụ 2: Doanh nghiệp kê khai theo tháng. Hóa đơn bị thay thế lập ngày 25/06/2025 (tháng 6), thay thế lập ngày 03/07/2025 (tháng 7) → Khác kỳ.
- Cùng kỳ: Ngày lập hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế nằm trong cùng tháng/quý.
Tại sao cần phân biệt? Vì cách kê khai khác nhau, giúp tránh kê khai sai dẫn đến phạt. Nếu không chắc, kiểm tra kỳ kê khai của bạn trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc hỏi cơ quan thuế địa phương.
3. Hướng Dẫn Kê Khai Hóa Đơn Thay Thế Trong Trường Hợp Cùng Kỳ – Từng Bước Một
Điều kiện: Hóa đơn thay thế và bị thay thế thuộc cùng kỳ thuế GTGT.
Cách thực hiện:
- Lập biên bản thỏa thuận sai sót giữa hai bên (mẫu tự do, nhưng phải ghi rõ lỗi và phương án thay thế).
- Bên bán lập hóa đơn thay thế trên phần mềm.
- Gửi hóa đơn thay thế cho bên mua qua email hoặc hệ thống điện tử.
- Kê khai thuế: Chỉ dùng hóa đơn thay thế, bỏ qua hóa đơn bị thay thế.
Nếu thay thế nhiều lần trong cùng kỳ, dùng phiên bản cuối cùng.
Ví dụ 1 chi tiết (Bên bán theo quý, bên mua theo tháng):
- Công ty A (bán, theo quý) lập hóa đơn số 00001350 ngày 10/06/2025 (quý 2), sai mã số thuế bên mua.
- Ngày 15/06/2025: Phát hiện, lập thay thế số 00001420 (vẫn quý 2).
- Bảng kê khai:
| Bên Bán (Công ty A) | Bên Mua |
| – Kê khai hóa đơn 00001420 vào tờ khai quý 2/2025 (chỉ tiêu 26-36: doanh thu và thuế đầu ra).
– Không kê khai 00001350 (đã mất giá trị). – Nộp tờ khai trước ngày 30/07/2025. |
– Kê khai hóa đơn 00001420 vào tờ khai tháng 6/2025 (chỉ tiêu 23-25: giá trị mua vào và thuế đầu vào).
– Không kê khai 00001350. – Nộp tờ khai trước ngày 20/07/2025. |
Ví dụ 2 chi tiết (Thay thế nhiều lần, cả hai bên theo quý):
- Hóa đơn gốc (F0) số 00001680 ngày 20/07/2025 (quý 3), sai số tiền.
- Thay thế lần 1 (F1) số 00001722 ngày 31/07/2025, nhưng lại sai thuế suất.
- Thay thế lần 2 (F2) số 00001950 ngày 15/08/2025 (vẫn quý 3).
- Bảng kê khai:
| Bên Bán | Bên Mua |
| – Chỉ kê khai F2 (00001950) vào quý 3/2025.
– Bỏ F0 và F1 (cả hai mất giá trị). – Kiểm tra trên phần mềm: F1 sẽ bị đánh dấu “bị thay thế bởi F2”. |
– Tương tự: Chỉ kê khai F2 vào quý 3/2025.
– Đảm bảo khấu trừ thuế đầu vào đúng từ F2. |
Lưu ý thực tế: Nếu kỳ chưa kết thúc, bạn có thể sửa trực tiếp tờ khai. Sử dụng phần mềm HTKK hoặc iHTKK để kê khai.
4. Hướng Dẫn Kê Khai Hóa Đơn Thay Thế Trong Trường Hợp Khác Kỳ – Phân Tích Từng Tình Huống
Điều kiện: Hóa đơn thay thế lập ở kỳ sau. Phải phân biệt lỗi ảnh hưởng hay không ảnh hưởng đến tờ khai thuế.
Trường hợp 1: Lỗi ảnh hưởng đến tờ khai thuế GTGT (sai số tiền, thuế suất)
- Lỗi làm thay đổi doanh thu/thuế → Phải điều chỉnh bổ sung tờ khai cũ.
- Bước thực hiện:
- Lập biên bản sai sót.
- Lập hóa đơn thay thế.
- Kê khai bổ sung vào kỳ cũ (sử dụng mẫu 01/GTGT bổ sung, nộp kèm giải trình).
- Điều chỉnh chênh lệch (tăng/giảm).
Ví dụ chi tiết:
- Hóa đơn bị thay thế số 240 ngày 20/06/2025: Giá trị 7.600.000 VNĐ, thuế 760.000 VNĐ (sai đơn giá). Đã kê khai quý 2 (bán) / tháng 6 (mua).
- Thay thế số 539 ngày 06/07/2025: Giá trị đúng 7.460.000 VNĐ, thuế 746.000 VNĐ.
- Bảng kê khai:
| Bên Bán | Bên Mua |
| – Điều chỉnh bổ sung quý 2/2025: Giảm doanh thu 140.000 VNĐ (chỉ tiêu 32), giảm thuế đầu ra 14.000 VNĐ (chỉ tiêu 33).
– Không kê khai vào quý 3. – Nộp bổ sung trước hạn, tránh phạt chậm nộp. |
– Điều chỉnh bổ sung tháng 6/2025: Giảm giá trị mua 140.000 VNĐ (chỉ tiêu 23), giảm thuế đầu vào 14.000 VNĐ (chỉ tiêu 24-25).
– Không kê khai vào tháng 7. – Nếu đã khấu trừ thừa, phải nộp lại thuế. |
Trường hợp 2: Lỗi không ảnh hưởng đến tờ khai (sai tên hàng, ngày tháng)
- Không thay đổi số tiền/thuế → Không cần bổ sung.
- Bước thực hiện: Kê khai một lần đúng vào kỳ gốc (theo Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC).
Ví dụ chi tiết:
- Hóa đơn bị thay thế số 00001286 (quý 2/2025): 30.000.000 VNĐ, thuế 3.000.000 VNĐ (sai tên hàng).
- Thay thế số 00001429 (quý 3/2025): Giữ nguyên số tiền.
- Kê khai: 30.000.000 VNĐ doanh thu và 3.000.000 VNĐ thuế vào quý 2, không điều chỉnh.
5. Lưu Ý Thực Tế Và Mẹo Áp Dụng Từ A.N.G
- Quy trình chung: Luôn lập biên bản trước, kiểm tra hệ thống Tổng cục Thuế sau khi thay thế.
- Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm như Misa, Fast để lập hóa đơn; HTKK để kê khai.
- Rủi ro phổ biến: Kê khai sai kỳ → Phạt 10-20% số thuế sai. Kiểm tra kỹ trước nộp.
- Trường hợp đặc biệt: Nếu hóa đơn liên quan hoàn thuế GTGT, liên hệ cơ quan thuế ngay.
- Mẹo dễ nhớ: “Thay thế = Bổ sung vào kỳ cũ”. Nếu cùng kỳ, đơn giản như thay áo mới; khác kỳ, phải “sửa nhà cũ”.
Nếu bạn gặp khó khăn, A.N.G cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí, xử lý hóa đơn sai sót và kê khai thuế. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ 24/7!
Hotline: 0904.586.461
Website: ketoanthueang.com.vn
A.N.G – Giải pháp kế toán đáng tin cậy cho mọi doanh nghiệp!
